Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è G.B. VABO S.r.l., Partita IVA: 02249490356, con sede in Via de Chirico 37 42124 Reggio Emilia (RE), e-mail: info@gbvabo.it (da qui anche “Titolare del trattamento” o “Titolare”).

MODALITÀ DEL TRATTAMENTO

Le attività di trattamento dei dati personali, necessarie al raggiungimento delle suddette finalità, sono svolte nel rispetto delle norme stabilite dal RGPD e dalle successive modificazioni, secondo la politica privacy aziendale ed avvalendosi di soggetti dipendenti o esterni all’organizzazione aziendale, a tal scopo opportunamente designati/nominati allo svolgimento di tale attività.
Il trattamento sarà svolto con mezzi informatici, cartacei, telematici o altri sistemi di comunicazione idonei a garantire l’efficacia, la sicurezza, la pertinenza e la completezza del trattamento svolto dal Titolare, nonché adottando le adeguate misure di sicurezza proporzionali al rischio determinato dal trattamento dei dati.
Oggetto di trattamento saranno esclusivamente i dati personali necessari a gestire la comunicazione, le richieste dell’interessato in sede precontrattuale – preventivi, sopralluoghi, verifiche e valutazione preliminari, etc. – ed erogare il servizio concordato o di cui l’interessato è beneficiario (dati identificativi personali, di recapito, etc.), nonché per effettuare la gestione amministrativa del rapporto commerciale.
I documenti informatici fiscali, aventi valore giuridico rilevante emessi o firmati in formato digitale saranno oggetto di conservazione digitale per il periodo e nelle modalità stabilite dalla legge e potranno essere comunicati a soggetti terzi fornitori di servizi di conservazione digitale a norma.
Le attività di marketing diretto potranno essere svolte dal Titolare del trattamento con modalità tali da non pregiudicare in alcun modo i diritti e le libertà dell’interessato e contemperando le ragionevoli aspettative dello stesso.
Le attività di marketing e promozione aziendale svolte con modalità di c.d. Soft Spam potranno essere svolte anche in assenza del consenso da parte dell’interessato, nel limite in cui le comunicazioni abbiano le seguenti caratteristiche:
• siano svolte mediante invio di messaggi di posta elettronica a destinatari che abbiano già intrattenuto rapporti commerciali con G.B. VABO S.r.l. e che abbiano comunicato l’indirizzo di posta elettronica in questo ambito;
• il contenuto sia relativo a prodotti o servizi affini a quelli già acquistati dal destinatario o per cui esso ha precedentemente mostrato interesse;
Ciò fermo restando la facoltà dell’interessato di avvalersi dei propri diritti, di opporsi o limitare quest’attività di trattamento, esercitabili al momento della raccolta dei dati ed in occasione dell’invio di ogni comunicazione effettuata con tale finalità.
Il titolare potrebbe trattare i dati personali dell’interessato con l’obiettivo di ottenere una certificazione di sistema di gestione aziendale (ISO) o altre certificazioni/attestazioni rilasciate da un ente terzo. Le certificazioni aziendali sono strumenti importanti per il titolare, in quanto possono contribuire positivamente al miglioramento dei processi aziendali, della riduzione dei rischi e della soddisfazione dei clienti, nonché della reputazione e credibilità dell’azienda verso partner ed investitori. Talvolta, attestazioni/certificazioni costituiscono requisito obbligatorio per poter erogare una prestazione (es. per l’accesso a gare di appalto pubbliche, o per eseguire particolari lavorazioni). Il processo di ottenimento della certificazione può comportare il trattamento dei dati dell’interessato, specialmente nelle fasi di valutazione, preparazione e formalizzazione del sistema di gestione, di elaborazione delle richieste all’ente certificatore/attestatore (producendo la documentazione richiesta, che può contenere dati personali) e nel mantenimento del sistema di gestione e della certificazione nel tempo In particolare, i suoi dati potrebbero essere oggetto di trattamento nell’ambito dell’ottenimento/mantenimento della certificazione: ISO 9001:2015.
Le attività di trattamento di dati personali possono variare a seconda del servizio richiesto; pertanto, maggiori informazioni e dettagli sulle modalità di utilizzo dei dati possono essere richieste al momento della raccolta delle informazioni ovvero contattando il Titolare attraverso i recapiti presenti all’interno del documento.

NATURA DEL CONFERIMENTO E CONSEGUENZE DELLA MANCATA TRASMISSIONE

Il conferimento dei dati è talora:
• obbligatorio, qualora la comunicazione sia richiesta per adempiere ad un obbligo legge o per la difesa dei diritti del Titolare in sede di contenzioso; il mancato conferimento comporterà la nostra impossibilità di adempiere al contratto; Finalità A., B., C. e D.
• condizionante, qualora i dati siano necessari alla corretta esecuzione del servizio stabilito ed alla gestione della comunicazione commerciale; il mancato conferimento inciderà sulla possibilità di gestire correttamente il rapporto;
• facoltativo ai fini dell’invio di materiale pubblicitario e svolgimento di attività promozionali. Finalità E.

COMUNICAZIONE DEI DATI A SOGGETTI TERZI

I destinatari o le eventuali categorie di destinatari dei dati sono:
• ente poste o altre società di recapito della corrispondenza;
• banche, istituti di credito e imprese di assicurazione;
• studi legali e società di recupero crediti;
• società di manutenzione/riparazione delle apparecchiature informatiche;
• enti o studi che svolgono per conto del Titolare consulenza o elaborazioni per servizi tecnici e specialistici;
• studi professionali, società, associazioni di imprese che erogano determinati servizi contabili, fiscali, etc.;
• soggetti gestori di data center, database e applicativi/servizi forniti in SaaS;
• enti ed amministrazioni pubbliche;
• società ed enti che svolgono servizi tecnici o di consulenza riguardanti le attività di ricerca di mercato, di marketing e promozione della nostra attività e dei nostri prodotti.
• enti certificatori terzi con la finalità di ottenere una certificazione/attestazione aziendale;
• consulenti che assistono il titolare nella preparazione e ottenimento di una certificazione/attestazione aziendale;
Maggiori informazioni sui soggetti che potranno accedere ai dati personali richiesti saranno disponibili al momento della raccolta o contattando il Titolare attraverso i recapiti presenti all’interno del documento.

DATA RETENTION – CONSERVAZIONE DEI DATI

Il periodo di conservazione dei dati personali contenuti nelle banche dati aziendali relative ai partner commerciali sarà quello necessario per raggiungere le finalità per cui i dati sono stati raccolti, come di seguito descritto.
Gestione del rapporto commerciale e dell’amministrazione:
• qualora il rapporto commerciale si realizzasse, i dati saranno conservati per un periodo massimo di 10 anni successivi alla conclusione del rapporto, salvo che disposizioni/obblighi di legge o necessità di difesa dei diritti del Titolare in sede giudiziale non impongano un tempo di conservazione maggiore;
• qualora il rapporto non si sia concretizzato, i dati raccolti negli ambiti precontrattuali saranno conservati non oltre i 3 anni dall’acquisizione.
Gestione delle attività di marketing diretto presso l’interessato:
• nel caso in cui il destinatario sia un cliente acquisito, per 10 anni successivi alla conclusione del rapporto;
• nel caso in cui il destinatario sia un potenziale cliente ovvero il trattamento sia basato sul consenso dell’interessato, i dati saranno conservati fino alla revoca del consenso prestato o l’esercizio di un diritto che impedisca al titolare di effettuare il trattamento;

DIRITTI DELL’INTERESSATO

Si informa dell’esistenza del suo diritto di chiederci l’accesso ai suoi dati personali, di rettifica, di cancellazione degli stessi, di limitazione del trattamento dei dati che la riguardano, di opposizione al loro trattamento, alla portabilità dei dati ove applicabile, analiticamente descritti e soggetti alle limitazioni di cui agli artt. da 15 a 22 del RGPD ed agli artt. 2-undecies e 2-duodecies del D.lgs. 196/03 integrato con le modifiche apportate del D.lgs. 101/18 di armonizzazione al RGPD.
Può esercitare i suoi diritti in qualità di interessato o approfondire le informazioni e le modalità di trattamento contattando via e-mail il titolare al seguente l’indirizzo: info@gbvabo.it.
Al fine di agevolare l’individuazione della sua richiesta di esercizio dei diritti dell’interessato, è opportuno che la sua comunicazione specifichi nell’oggetto la seguente formula: “Richiesta esercizio diritti interessato – Privacy”. All’interno della comunicazione è altresì importante specificare la propria identità, la natura del rapporto con il Titolare ed il diritto che si intende esercitare, nonché tutte le informazioni ritenute utili per individuare i dati ed i trattamenti coinvolti nell’esercizio dei diritti (es. indicando il contatto abituale/referenti presso il Titolare).
Si suggerisce, a tal fine, l’utilizzo del modulo per l’esercizio dei diritti predisposto dal Garante per la protezione dei dati personali (scaricabile in formato PDF o formato Word editabile dalla pagina web del sito del Garante: https://www.garanteprivacy.it/home/modulistica-e-servizi-online o messo a disposizione su richiesta dal Titolare).
Ricordiamo che per legge sarà fornito riscontro all’interessato entro un mese, termine estendibile fino a tre mesi in caso di particolare complessità della richiesta (avvisando l’interessato di questa estensione).
Qualora parte del trattamento abbia come base giuridica il consenso da lei prestato (art. 6, § 1, lett. a) le è riconosciuto il diritto di revocarlo in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sulla manifestazione dello stesso resa in precedenza.
Le è riconosciuto il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, inviando un messaggio di posta elettronica certificata indirizzata a protocollo@pec.gpdp.it, tramite posta con raccomandata A/R oppure con consegna a mano presso la sede del Garante in Piazza Venezia 11, 00187 Roma, infine attraverso gli altri strumenti di contatto messi a disposizione dal Garante sul proprio sito web: https://www.garanteprivacy.it/home/modulistica-e-servizi-online o presso l’autorità di controllo competente di un altro Paese dell’Unione.

Documento aggiornato al 31/05/2024